很多單一家族辦公室（以下簡稱為“單一家辦”）在成立之初，往往是為了管理家族的金融事務。但在過去十年中，一些單一家辦的服務範疇已經超越財富管理和稅務籌畫，並在推進家族戰略目標方面發揮著更為關鍵的作用。
儘管每個家辦都有獨特的歷史和發展軌跡，但在趨於成熟的過程中往往面臨著相似的挑戰和考驗。本文，我們梳理了家辦常見的5大挑戰，以及家辦與家族磨合中應關注的4大事項，希望對你有所啟發。
01、家辦常見的5大挑戰
一個家辦在趨於成熟的發展過程中，往往會面臨以下5大常見挑戰：
1.錯誤的出發點
每個家辦創建過程背後都有一個不同的故事。很多家辦通常以家族企業內的嵌入式家族辦公室 (EFO) 的形態開始，隨著家族資產不斷增加，家族的財產規劃、稅務和投資需求變得愈加複雜。當超過家族企業員工所能服務的範圍時，就會成立一個獨立的實體，將家族企業和家族財富分開管理。
因此，總結來說，很多家辦的雛型是由家族企業員工管理家族的投資活動、稅收、遺產規劃和其他類別的金融服務，而不是全面定制設計一個家族實際所需要的家辦。
2.缺乏遠見和使命
家辦的基本職能之一是通過關注、請求、及時回應、幫助指導家族進步的方式陪伴家族完成代際傳承。然而，很多家辦的管理層往往不認為家辦能夠服務於這一目的，將家辦的定位限制在回應委託人需求的角色上。實際上，這一限制既不利於家族，也不利於家辦的發展。這是家辦缺乏明確使命和願景的結果，同時也沒有明確考慮家族不斷變化的需求。
家辦通過瞭解家族、展望家族的發展軌跡，有助於設計出實現家族長期戰略目標的計畫和解決方案，但這一切的前提需要家辦具備一個清晰、有力的使命和願景。
3.缺失非金融服務
家辦需要投資支持家族及其多代連續性的非金融活動，其中包括家族團結建設、人才培養活動、加強家族成員作為家族財富所有者和企業董事會成員的能力等。
這些非金融活動也有助於增強家族內部的向心力、歸屬感和凝聚力。這些服務的回報不會立即體現在財務報表上，但隨著時間的推移，這些服務終將得到回報，為家族和家族企業的長期成功創造動力。
大多數家辦並未將非金融活動納入其服務範圍，實際上這是值得嘗試的方向，家辦通常是代表家族和家族委員會集中管理和執行這些非金融活動非常恰當的機構。
4.缺乏整體的治理結構
一個成功的家辦需要通過有效的治理體系來實現。家族需要確保家辦擁有堅實的治理結構、正確的外部專業知識，並由有能力的管理層領導。同時，值得注意的是，家辦自身不僅需要良好的治理，同時也需要很好地融入整個家族企業的總體治理體系。
5.無法適應家族新一代
家辦的一項重要職責是幫助家族構建凝聚力，並保持代際傳承的動力。隨著繼任計畫在整個家族的公司、資產和活動中落實，家辦往往忽視其自身也需要繼任計畫。
對於家辦而言，如何向家族下一代過渡至關重要。目前許多家辦正處於一個家族代際交替的十字路口，有些家辦在跨代實體的過程中遭遇挫折，無法長存。
對於家辦而言，家族的代際轉換要求家辦與家族成員的互動方式需發生根本性的變化。一個家辦能夠成功，需要其具備適應新一代家族成員的能力，其中包括發展適合新一代文化的服務、溝通和管理風格等。
02、家辦應注意的4大事項
家辦在與家族的磨合的過程中，應重點關注以下4大事項：
1.家辦應由使命和願景推動
家辦理應擁有一個致力於追求家族多代可持續發展和家族成功的使命和願景，其中使命和願景需要由家辦負責人和家族闡明，同時由家辦團隊和治理團隊採納。此外，家辦需要定期檢查自身服務的目的和策略，這樣做有助於更好的實現家族目標。
回答以下問題，有助於家辦更好地改進這一問題：
家族的使命和願景是否為家辦提供目標和方向？家辦和家辦的利益相關者是否清楚家辦正在建設什麼以及為什麼要建設它？
家族希望在下一代中維持的家族金融資產和有意義的活動是什麼？這些資產和活動是否得到了家辦的支持？
除了支持金融目標外，家辦是否幫助家族實現戰略性的非金融目標（例如，保持家族凝聚力、培養家族人才和保持代際動力）？
家辦是否具有適當且運作良好的治理結構來實現其使命和願景？治理結構是否很好地融入整個家族企業的總體治理體系？
家族各方成員是否清楚家族希望家辦在未來十年實現的目標和努力？這些目標需要落實到哪些具體行動中？
2.使用“家族企業觀”的方法構建家辦
家辦通過“家族企業觀”預測家族的發展軌跡和日益複雜的情況，有助於為家族創造超出成本的價值，以及實現代際相傳。
其中，採取“家族企業觀”的觀點意味著以綜合的方式對家族所有有意義的活動和金融業務的當前和未來需求進行規劃：
家族所有有意義的活動和資產可以總稱為“家族企業”，其中包括核心經營業務、非核心業務、房地產投資、藝術收藏品和家庭住宅等有形資產、慈善活動、治理機構和其他追求承載家族DNA和聲譽的追求。家辦通過為每項活動繪製家族軌跡，並組織其服務、時間、管理、人員配備和資源以滿足整個家族企業不斷變化的需求，為其提供優質服務。
在設計家辦的整體架構之前，瞭解家族成立家辦的目的、優勢、願望以及需求是很有效的一種方式。有了這些資訊，家辦負責人可以設計正確的結構並投入適當的資源，來建立一個適合特定家族的規模和服務的家辦，同時也可以隨著家族的發展而不斷調整。
3.為家族的非金融目標投入適當的時間和資源
家辦通常是代表家族和家族理事會集中管理和執行家族重要非金融活動的機構。以下是家辦非金融活動的相關服務：
通過執行家族委員會的活動支持家族治理，如：
組織家族聚會和下一代活動，建立家族團結
組織家族專案，加強家族與企業的聯繫
維護家族協議
管理家族通訊、家族網站和家族相關調查等
幫助家族委員會從戰略上思考如何實現家族的使命和目標，並提出建議等
為家族制定人才發展計畫，如：
培養家族的軟技能
教育家族瞭解他們的資產和所有者的角色
培養下一代成員加入家族運營公司的董事會
在沒有家族慈善基金會的情況下組織慈善活動等
在大多數家族中，家族團結和人才培養活動是家族委員會的職權範圍。家族委員會負責為家族制定戰略，家辦需要與家族理事會密切協調，以明確每個群體的角色。其中，有兩種典型情況：家族委員會領導家族的團結建設和人才建設計畫，並要求家辦管理和幫助執行；或者家族委員會邀請家辦參與制定家族長期計畫，並管理和執行這些計畫。在這兩種情況下，家辦和家族委員會兩個小組之間進行持續溝通，以確定角色和責任，並瞭解誰做出了哪些決策非常關鍵。
4.一個有效的家辦必須具有全面的治理結構
一個家辦監督的活動和服務往往非常廣泛，這種複雜性要求家族明確其方向和目標，以及明確家辦的相關職責和許可權。實現這一目標的關鍵因素是家辦具有運作良好的治理體系，該體系指導家辦運營，並在其利益相關者之間建立信任。
一開始，家辦的治理體系可能是非正式的，但是隨著時間的推移，家族和家辦所涉及的業務變得越來越複雜，因此需要建立一個更為正式的治理體系。這通常以家辦監督委員會或委員會的形式出現，其中委員會由家族owner和家族的獨立顧問組成。
其中，家辦在設計治理結構時，應考慮以下因素：
明確家辦的使命和願景，治理結構需要支持家辦實現這些目標。
定義家辦治理的目的、角色、職責和結構。
制定一份家辦章程，明確職責、權力以及制定決策、通知、報告和監督的書面政策和程式。
建立溝通指南，並就如何溝通各種問題，為管理、治理和所有權制定溝通協議。其中，家辦也應考慮打開溝通管道，以保持重要的利益相關者知情，獲得多樣性的思維，同時確保不同的聲音被聽到。
確定最能代表家族並在治理角色中為家辦提供專業服務的個人的簡介、經驗和資格，確定他們的角色、需要多少人、他們的任期限制以及他們將如何獲得報酬。
將家辦的治理整合到家族的整體治理體系，與家族中的其他治理板塊（如家族委員會）協調其活動。協調和資訊共用可以最大限度地減少衝突，明確職責，允許資源分配，並在整個家族中產生預期的結果。家族各個治理板塊之間頻繁有效的對話是在整個家族中建立信任和可持續關係的關鍵因素。
根據家辦滿足家族目標和願景的能力，重新評估家辦治理的適用性非常重要。這是確保家辦與下一代保持相關性的關鍵。家辦需要與新生代密切合作，使家辦的治理模式適應他們的文化風格，併發展符合他們需要和戰略目標的服務和活動。
一個家族的需求往往隨著時間的推移而變化，因此家辦也應該隨之變化，不斷發展。
儘管幫助家族實現資產的保值增值是家辦的核心職能，但家辦必須將適當的時間和資源投入到非金融活動中，以增強家族內部的向心力、歸屬感和凝聚力。此外，家辦需要保持自身的適應性和敏捷性，不斷發展以跟上新一代家族成員的需求和期望。如果一個家辦沒有與家族成員保持緊密聯繫的能力，那麼很難長期服務於一個家族。
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